Créer un flux de travail ou workflow
Le flux de travail permet de déclencher une notification automatique d'un utilisateur (ou un groupe d'utilisateurs) lorsqu'un événement autour du statut d'un article survient.
Exemples:
Article créé (épinglé) et non publié => notification d'un relecteur qui va ensuite publier l'article
Article publié => notification d'un utilisateur ou de toute l'équipe (groupe utilisateur)
Article archivé ou dépublié => notification d'un utilisateur ou du groupe.
Activation du flux de travail / workflow
Le flux de travail n'est pas activé par défaut, pour l'activer le flux de travail il faut aller en Articles / Paramètres, puis dans l'onglet "Intégration" mettre à "Oui" le paramètre "Activer le flux de travail".
Désormais apparaît, en Contenus, dans le menu d'administration, un nouvel élément de menu "Flux de travail".
Il faut également autoriser l'envoi automatique d'emails.
Pour cela, 2 actions sont nécessaires:
1- activer le plugin "Flux de travail - Notification" et autoriser les notifications sur les articles
2- permettre aux utilisateurs de recevoir des notifications (paramètre "Notification système" à "Non" par défaut)
Il faut aller en Utilisateurs / Gestion et pour chaque utilisateur impliqué dans les notifications, modifier le paramètre ci-dessous.
Flux de travail segmenté par catégorie
Lorsque le flux de travail est activé un nouvel onglet apparaît au niveau des catégories.
Il est possible de créer plusieurs flux de travail et d'associer chacun d'eux à une catégorie.
Cela permet de notifier les utilisateurs uniquement concernés par les articles d'une catégorie.
Cela permet aussi de ne notifier les changements de statuts que de certaines catégories. Tout dépend de l'importance de la gestion des catégories au sein du site, notamment comment est utilisé la catégorie par défaut "Non catégorisé".
Cette finesse de paramétrage dépend aussi de la taille d'une équipe et des responsabilités de chacun.
C'est certainement à ce niveau qu'une analyse des besoins est nécessaire.
Gestion des flux de travail
Le flux de travail de base, livré avec Joomla est intéressant et peut-être suffisant pour des besoins basiques.
Je recommande de lire cette documentation https://docs.joomla.org/J4.x:Workflow/frhttps://docs.joomla.org/J4.x:Workflow/fr qui explique bien le principe.
Le but de cet article sur Joomla Bourgogne n'est pas de réexpliquer ce qui a déjà été documenté, mais d'aller à l'essentiel.
Il est possible de créer plusieurs flux de travail (un par catégorie par exemple).
Un flux de travail peut se décomposer en plusieurs étapes, ou pas. Ce n'est pas obligatoire et honnêtement cela complique un peu les choses.
La notion fondamentale et vraiment utile est celle de transition.
En cliquant sur le 
du flux de travail de base, on accède à la liste des transitions correspondant à tous les changements de statuts possibles.
Si on clique sur "Epingler", on accède au détail du paramétrage d'une transition.
Le premier onglet détaille les étapes, ce qui n'est pas essentiel.
Le second onglet "Actions de transition" permet de paramétrer l'action qui est associée à la transition et qui va déclencher la notification. Donc ici c'est le fait de mettre l'article en "Epinglé". Concernant les statuts, ce sont les statuts classiques "Publié", "Dépublié", "Archivé" et "Dans la corbeille" qui peuvent déclencher une notification.
Le troisième onglet "Notification" est assez clair, il permet de déclencher une notification, de paramétrer le message, et de préciser les destinataires (groupe ou utilisateurs).
Impact des flux de travail sur la gestion des articles
Lorsqu'un article est créé, qu'il soit épinglé ou non, publié ou non, les administrateurs vont faire évoluer ses différents statuts.
Par exemple, l'article est créé en épinglé et non publié. Le responsable qui est notifié va le publier après vérification et modification éventuelle. Il va donc changer le statut de "Non publié" en "Publié.
Si vous lisez cet article je ne vous apprends rien sur ce principe. Cependant cette gestion de changement de statut de l'article se fera désormais dans un autre champ que celui classique de Joomla. On le repère très bien dans la liste des articles lorsque le flux de travail est activé.
On peut modifier le statut de l'article dans la nouvelle colonne "Etape" ou en sélectionnant les articles et la même liste apparaît dans le bouton "Actions".
On peut aussi modifier le statut au sein de l'article lui-même, via le sélecteur "Etape de flux de travail", au lieu du champ habituel de "Statut".
Notification des flux de travail
L'envoi des notifications fonctionne très bien. S'il y a un souci, vérifiez bien que vous avez suivi toutes les étapes de mise en place. Un test d'envoi de mail serveur en Configuration, permet aussi de vérifier que les envois s'effectuent bien. Dans la négative, il faudra vérifier/créer les paramètres d'envoi en SMTP.
En conclusion, je conseille vraiment d'aller à l'essentiel et formaliser les envois avec un schéma. On peut vite se perdre avec des ambitions trop élevées impliquant des paramétrages complexes et des envois dans tous les sens.
sur la carte permet d'afficher des informations à droite de la carte (ci-dessous pour Autun)
